외부 비즈니스 커뮤니케이션 방법

내가 입사했던 스타트업 회사에는 외부 고객이나 공급자, 정부와 공중과 외부적으로 커뮤니케이션을 할 때 정해져 있는 절차나 방법들이 없었다.
물론, 학교나 외부 활동들을 통해서 외부 커뮤니케이션을 경험해 볼 수 있겠지만 비즈니스에서의 커뮤니케이션은 다르다고 생각한다!

내가 스타트업 회사에 입사해서 아무 절차나 방법 없이도 나름대로 외부 커뮤니케이션을 잘할 수 있었던 방법을 소개하려고 한다.

1. 전화 연락시에 상대방의 연락 가능 상황에 대해서 물어보기

당연하다고 할 수 있겠지만, 이것은 매우 중요하다.
나는 전화를 할 때 꼭 이렇게 시작을 한다.

안녕하세요. ***의 ***입니다. ***의 *** 맞으신가요? 혹시, 통화 가능하세요?

오랫동안 연락을 주고받은 사이거나 어느 정도 연락이 편해지면 이렇게까지 하지 않아도 되겠지만, 일반적으로는 이런 식으로 전화를 했다.
너무 당연해보이지만 익숙하지 않으면 어려울 수도 있다.

나는 대학교 때 평생교육원에서 근로를 한 적이 있었다. 내가 맡은 업무는 최고경영자과정 수업과 관련한 모든 행정업무였다. 최고경영자과정에 오시는 대부분은 사회에서 어느정도 성공했다고 보는 위치에 계신 분들이 많이 오셨다. 그러다보니 그분들께 연락을 할 때 최대한 예의를 갖추고 지위에 맞게 대우를 해드렸다. (기본적으로 모두에게 그러는게 맞지만...뭔 말인지는 아시죠?)
심지어 엄청 급한 일이 아닐때는 문자를 먼저 보내고 1-2시간 이상 연락이 없을때만 전화를 했다.

2. 간단한 메일이나 문자를 보낼 때도 최대한 틀에 맞춰서 보낸다.

나는 주기적으로 수업을 참가하시는 분들에게 수업 안내 문자를 보냈는데 당시에 평생교육원을 담당하셨던 팀장님께서 이런 부분에 굉장히 신경을 많이 쓰셨다. 흔히들 명절이나 새해에 보내는 문자 메세지를 나는 일주일에 한, 두번씩 매번 다르게 보냈다.

단어 하나, 문장 순서도 꼼꼼하게 보셨는데 초반에는 이런게 익숙하지 않아서 문자 1개를 보낼때도 팀장님께 3,4번은 수정하고 확인을 받았다. (물론, 나는 9개월 정도를 일했기 때문에 나중에는 오히려 팀장님이 ~~한 내용으로 만들어달라고 부탁하셨다)

안녕하세요, ***님
***의 ***입니다.

***건으로 인하여 연락을 드렸습니다.
'(불라불라)
확인해주시면 감사하겠습니다.

*** 드림.

일이 바쁘고 연락이 많이지다보면 이런 사소한 부분들을 신경쓰지 못할 수도 있다. 하지먼, 평소에 이러한 습관을 들어놓지 않으면 정말 중요한 상황에서도 실수를 할 수 있다.

3. 업무 내용에 대한 정확한 전달 및 확인

업무를 진행하다보면 다른 사람이 하던 업무를 이어받을 수도 있고 업무가 많아져 헷갈릴 수도 있다. 그러다 보면 실수를 하거나 일이 늦어질 가능성이 높아진다. 그렇기 때문에 업무 내용에 대한 전달과 그를 확인하는 작업이 중요하다.

나는 항상 10개 이상의 업무를 진행했기 때문에 이곳저곳에서 연락이 많이 왔다. 내 머리속에 모든 진행 상황과 내용들을 기억할 수 없기 때문에 연락이 오면 상대방에게 그 전에 진행된 내용과 안건에 대한 확인을 했다. 연락의 마지막에는 주고받은 내용과 앞으로의 계획에 대한 재확인을 했다.

이는 내가 연락을 할 때도 마찬가지이다. 상대방도 나와 동일한 상황이기 때문에 진행 상황과 그에 따른 용건을 말해주어야 한다. 그리고 업무 전달 사항에 대한 재확인은 필수!!

4. 사업에서 회사가 얻을 수 있는 이익에 대한 이해

"아니 뭔 당연한 소리를 하고 있어? 사업은 당연히 이익을 얻으려고 하는거지" 라고 생각할 수도 있다.
내가 말하는 이해는 단순히 "~~를 하면 우리회사에 이익이 될거야" 에서 그치는 것이 아닌 "~~로 ~~을 할 수 있고 ~~은 안된다" 정도의 깊은 이해이다.

스타트업 회사의 특성?!이라고 볼 수는 없겠지만 나는 사업을 선정하는 것부터 진행까지 약간의 자유로움이 있었다. 물론, 회사에서 진행하라고 주는 업무들도 있다.
나는 사업을 신청할 때 시간이 좀 많이 걸렸다. 우선 조건을 확인하고 회사에서 부담하는 비용과 그에 따라 얻을 수 있는 기회 등을 고려했다. 이런 고민 뒤에 사업을 진행하면 담당자와 업무 연락을 할 때 더 많은 이익을 얻을 수 있다.

정부지원사업으로 연결되어 사업을 진행하는 업체들은 결과물이 좋지 않은 경우가 많다. 도움을 받는 기업들도 정부에서 지원해주니까 그냥저냥 넘어가는 경우가 많다.
아는만큼 보인다는 말과 동일하게 내가 많이 알아야 더 많은 정보들을 얻어낼 수 있다.

5. 상대방에 대한 존중과 배려

이거는 내가 잘하는 부분이라서 방법이라고 하기에는 좀 애매하다....
존중과 배려에서 특별한거 없이 가장 쉽게할 수 있으면서 처음 하게 되는 것은 상대방을 기억하는 것이다.

나는 사람 이름과 얼굴을 잘 기억한다. 평생교육원에서 일했을 때도 그렇고 회사에서도 그랬다. 평생교육원에서는 최고경영자과정 수업에 40분 정도가 수강하러 오셨는데 첫 수업전에 미리 얼굴과 이름을 기억하고 있다가 오시는 분마다 이름을 말씀드리면서 명찰을 드렸었다. 당시, 기수 회장님께서 이름을 기억하고 있네? 라고 하시면서 지나갔는데 그 이후 밖에 식당에서 만났을 때 내 테이블 음식값을 내주셨다.
회사에서 근무를 할 때도 한 번 방문하신 분은(내 업무 담당자가 아니여도) 얼굴과 회사를 기억하고 있다가 회사에 오시면 담당자분의 회사를 언급하면서 맞이해드렸다. 스타트업이고 회사 규모가 다르니까 그럴 수 있었다고 할 수도 있다.
하지만, 나는 어딜가던지 그렇게 하기 위해 노력한다.

---

내가 이렇게 글을 쓴 이유는...나름 경험했기 때문이다. (다른 사람에게는 아무것도 아닐수도 있겠지만....)

내가 퇴사를 결정한 달에 4개월 정도 온라인으로 연락만 하던 협력업체 담당자분께서 회사를 방문하셨다.
앞으로 1년 정도는 더 사업이 진행이 될 것이어서 업무인수인계를 위해 협력업체 담당자분께 그만둔다고 말씀을 드렸는데 그 분께서 갑자기 나에게 스카웃 제의를 하셨다.

얼굴도 그날 처음 본 것이었고 실제로 연락한 것도 손에 꼽는대다가 사업도 그리 큰 사업이 아니였기 때문에 스카웃 제의를 받은 내가 오히려 얼떨떨했다. 내가 능력을 엄청나게 보여줄만한 일을 한 것도 아닌데....(표현을 잘 못하겠는데 진짜 스카웃을 제의하는게 말이 안되는 상황이었다)
왜 나를 스카웃하려고 하지? 라는 생각을 계속하다가 느낀 것은 바로 내가 사업을 위해 했던 연락과 진행상황 속에서 내가 했던 커뮤니케이션 방법들이 긍정적으로 작용했다는 것이다.

커뮤니케이션 스킬이라는 것들이 어찌보면 당연한 것들이기도 하다. 하지만, 이런 기본적인 것으로 인하여 어느 순간 좋은 기회들이 찾아올 수 있다.